Chúng tôi làm việc trong lĩnh vực du học và định hướng giáo dục quốc tế đã nhiều năm. Có một câu chuyện chúng tôi vẫn hay nhắc lại mỗi khi tư vấn cho phụ huynh mới. Gia đình đó chuẩn bị cho con sang Úc du học. Hồ sơ nhập học, chỗ ở, vé máy bay đều đã xong xuôi. Vậy mà gần sát ngày bay, mọi chuyện lại rối lên. Ngân hàng bất ngờ yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh nguồn gốc số tiền chuyển ra nước ngoài. Giao dịch bị trì hoãn gần hai tuần. Cả nhà một phen chạy đôn chạy đáo tìm giấy tờ bổ sung. Từ lần đó, chúng tôi luôn nhắc các phụ huynh khác một điều. Chuẩn bị tài chính cần được lên kế hoạch sớm. Việc này không kém phần quan trọng so với chuẩn bị hồ sơ học tập.
Du học và định hướng giáo dục quốc tế: vì sao tài chính cần đi trước
Rất nhiều gia đình chúng tôi từng gặp chỉ tập trung vào một con số duy nhất. Đó là tổng học phí và sinh hoạt phí trường yêu cầu. Họ dồn hết công sức để gom đủ số tiền đó, rồi yên tâm rằng mọi việc coi như xong.
Nhưng câu chuyện tài chính du học không đơn giản như vậy. Nó còn bao gồm việc quy đổi ngoại tệ đúng quy định. Kèm theo đó là chuyển tiền hợp pháp ra nước ngoài. Cuối cùng là mở tài khoản ngân hàng tại nơi con sắp học. Mỗi khâu đều có quy trình, giấy tờ và thời gian xử lý riêng.
Thiếu chuẩn bị thường không khiến gia đình mất tiền. Nó khiến mọi việc bị chậm lại đúng lúc cần nhanh nhất. Chúng tôi từng chứng kiến trường hợp học phí chuyển tới trường trễ vài ngày so với hạn chót. Nguyên nhân chỉ vì ngân hàng cần thêm thời gian xác minh hồ sơ. Có gia đình phải xin trường gia hạn. Có gia đình phải nhờ người thân ở nước ngoài ứng trước một khoản.
Chúng tôi luôn khuyên phụ huynh nên xem chuẩn bị tài chính và chuẩn bị ngoại ngữ cho con là hai việc cần làm song song. Cả hai đều cần thời gian, không thể dồn vào vài tuần cuối trước ngày bay. Khi con vừa vững tiếng Anh vừa có nền tảng tài chính rõ ràng, hành trình du học sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Nên bắt đầu chuẩn bị tài chính du học từ thời điểm nào?
Nhiều phụ huynh hỏi chúng tôi nên bắt đầu lo phần tài chính từ lúc nào. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, khoảng sáu tháng trước ngày nhập học là thời điểm hợp lý. Đây là lúc nên tìm hiểu quy định ngân hàng, cân nhắc mở sổ tiết kiệm ngoại tệ nếu cần, và theo dõi biến động tỷ giá. Sáu tháng nghe có vẻ dài, nhưng thực tế trôi qua rất nhanh. Gia đình còn phải lo thêm hồ sơ học tập, visa, vé máy bay.
Khoảng ba tháng trước ngày bay, gia đình nên đã làm việc trực tiếp với ngân hàng. Cần biết chính xác giấy tờ nào phải nộp. Đây cũng là lúc nên chốt phương án chuyển tiền, chuyển một lần hay chia làm nhiều đợt theo từng kỳ học. Chia nhỏ khoản chuyển đôi khi giúp giảm rủi ro tỷ giá biến động mạnh. Nhưng cách này lại phát sinh thêm phí giao dịch mỗi lần chuyển, nên cần cân nhắc kỹ theo từng trường hợp.
Một tháng cuối trước khi con lên đường nên dành để hoàn tất toàn bộ giấy tờ. Xác nhận lại số tiền đã chuyển tới trường. Chuẩn bị luôn hồ sơ mở tài khoản tại nước sở tại. Đây là giai đoạn dễ phát sinh sai sót nhất nếu gia đình dồn mọi việc vào cùng một lúc, giống hệt tình huống gia đình chúng tôi kể ở đầu bài.
Quy đổi ngoại tệ: những giấy tờ và bước gia đình cần nắm rõ
Bước đầu tiên là tìm hiểu quy định chuyển tiền ra nước ngoài. Mỗi ngân hàng có hạn mức và yêu cầu chứng từ khác nhau. Gia đình nên tìm hiểu ngay khi có kế hoạch du học, không nên chờ đến sát ngày mới hỏi. Chúng tôi từng gặp không ít phụ huynh chỉ tìm hiểu trước một, hai tuần, rồi bị động khi ngân hàng yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Qua nhiều năm hỗ trợ các gia đình, chúng tôi nhận thấy hồ sơ chuyển tiền du học thường xoay quanh mấy loại giấy tờ chính sau:
- Thư mời nhập học hoặc giấy báo trúng tuyển từ trường, dùng để chứng minh mục đích chuyển tiền là học phí, không phải giao dịch khác.
- Hóa đơn học phí hoặc bảng kê chi phí do trường cấp, giúp ngân hàng đối chiếu đúng số tiền cần chuyển.
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc thu nhập, thường được yêu cầu khi số tiền chuyển đi khá lớn, ví dụ hợp đồng lao động, sao kê lương hoặc giấy tờ sở hữu tài sản.
- Cam kết mục đích sử dụng vốn, một số ngân hàng yêu cầu thêm loại giấy tờ này, đặc biệt với khoản chuyển học phí cho nhiều năm học một lúc.
Chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ này từ đầu giúp quá trình xét duyệt tại ngân hàng nhanh hơn hẳn. Gia đình nên chủ động hỏi rõ ngân hàng dự định giao dịch về danh sách cần chuẩn bị. Tốt nhất là hỏi trước ít nhất một tháng. Tránh tình trạng chỉ tìm hiểu qua loa rồi đến quầy giao dịch mới biết thiếu giấy tờ, giống câu chuyện gia đình chúng tôi kể ở đầu bài.
So sánh tỷ giá và phí chuyển tiền giữa các ngân hàng
Với những khoản học phí lớn, chuyển một lần cho cả năm học, chênh lệch tỷ giá giữa các ngân hàng có thể tạo ra khoản tiền không nhỏ. Có gia đình chúng tôi từng hỗ trợ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Họ chỉ đơn giản so sánh ba ngân hàng trước khi quyết định, thay vì giao dịch ngay tại nơi quen thuộc.
Phí dịch vụ chuyển tiền quốc tế cũng khác nhau giữa các ngân hàng. Đôi khi còn khác nhau giữa các chi nhánh của cùng một ngân hàng. Một số nơi tính phí cố định, một số nơi tính theo phần trăm số tiền chuyển. Gia đình nên hỏi rõ cả hai khoản này, tỷ giá áp dụng và phí giao dịch, trước khi ký xác nhận chuyển tiền.
Nếu gia đình chưa quen với các thủ tục này, hoàn toàn có thể liên hệ đội ngũ tư vấn tuyển sinh của chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp. Mỗi quốc gia, mỗi trường học đôi khi có yêu cầu riêng về hình thức thanh toán học phí. Gia đình khó tự tìm hiểu hết nếu không có người đồng hành.
Mở tài khoản ngân hàng quốc tế: chuẩn bị gì trước khi con lên đường
Sau khi lo xong khoản chuyển học phí, việc tiếp theo là chuẩn bị tài khoản ngân hàng. Con sẽ cần dùng tài khoản này ngay khi vừa đặt chân tới nước sở tại. Ngân hàng ở nhiều quốc gia yêu cầu hộ chiếu, giấy xác nhận nhập học. Đôi khi cần thêm giấy xác nhận địa chỉ cư trú tạm thời. Gia đình nên tìm hiểu trước danh sách này ngay từ khi còn ở Việt Nam. Chuẩn bị đủ cả bản gốc lẫn bản dịch công chứng nếu cần.
Một số quốc gia hiện cho phép sinh viên quốc tế mở tài khoản từ xa qua ứng dụng ngân hàng số, ngay trước khi bay. Cách này giúp việc nhận và quản lý tiền sinh hoạt phí thuận tiện hơn rất nhiều. Con không cần mang theo quá nhiều tiền mặt khi di chuyển. Cũng đỡ lo lắng hơn trong những ngày đầu còn bỡ ngỡ.
Kinh nghiệm thực tế và quỹ dự phòng cần có
Chúng tôi có một học viên từng du học Nhật Bản. Bạn ấy đã mở tài khoản ngân hàng số ngay từ khi còn ở Việt Nam, theo hướng dẫn của trường. Bạn kể lại rằng nhờ vậy, ngay tuần đầu tiên đã có thể nhận tiền sinh hoạt phí từ gia đình. Không phải chờ đợi thủ tục tại quầy giao dịch như nhiều bạn khác. Đây là kinh nghiệm chúng tôi thường chia sẻ lại cho các gia đình có con chuẩn bị lên đường sau này.
Ngoài khoản sinh hoạt phí hàng tháng, chúng tôi luôn khuyên gia đình nên chuẩn bị thêm một quỹ dự phòng nhỏ. Khoản này đủ trang trải khoảng một, hai tháng chi tiêu. Quỹ dự phòng giúp con xoay xở được nếu gặp tình huống bất ngờ, ví dụ chậm nhận học bổng, hoặc cần mua sắm thêm đồ dùng học tập ngoài dự tính ban đầu. Không cần quá lớn, nhưng có sẵn vẫn tốt hơn để con không bị động.
Tham khảo kinh nghiệm từ du học sinh khóa trước cũng là cách hiệu quả để tránh vướng mắc không đáng có. Mỗi ngân hàng, mỗi thành phố đôi khi có yêu cầu riêng mà tài liệu chính thức không nói rõ. Nếu muốn hiểu thêm về cách chúng tôi đồng hành cùng các gia đình trong suốt hành trình chuẩn bị này, bạn có thể tìm hiểu thêm về đội ngũ tư vấn của chúng tôi.
Vai trò của trung tâm tư vấn trong hành trình định hướng giáo dục quốc tế
Với những gia đình lần đầu có con du học, việc tự tìm hiểu hết mọi quy định tài chính đôi khi khiến phụ huynh choáng ngợp. Thủ tục ngân hàng, giấy tờ chứng minh nguồn gốc thu nhập, mỗi thứ đều cần thời gian tìm hiểu riêng. Đây cũng là lý do nhiều trung tâm tư vấn du học, trong đó có chúng tôi, xây dựng hẳn một quy trình hỗ trợ tài chính riêng. Quy trình này luôn song song với hỗ trợ hồ sơ học tập.
Bản thân đội ngũ chúng tôi cũng từng phải cải thiện lại cách trình bày thông tin trên website. Mục tiêu là để phụ huynh dễ tra cứu quy trình chuyển tiền, mở tài khoản, mà không phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần. Khi làm lại giao diện, chúng tôi có tham khảo dịch vụ MONA Media thiết kế web. Nhờ vậy phần nội dung tư vấn tài chính du học được sắp xếp rõ ràng, mạch lạc hơn cho người đọc.
Một website được thiết kế bài bản không thay thế được việc tư vấn trực tiếp. Nhưng nó giúp phụ huynh chủ động tìm hiểu trước khi đặt câu hỏi cụ thể. Chúng tôi nhận thấy những gia đình đã đọc kỹ quy trình trên website trước khi tới tư vấn thường tiết kiệm được khá nhiều thời gian trao đổi. Họ đã nắm được những điều cơ bản từ trước.
Chuẩn bị sớm, an tâm suốt hành trình du học và định hướng giáo dục quốc tế
Câu chuyện gia đình chuẩn bị cho con du học Úc mà chúng tôi kể ở đầu bài không phải trường hợp cá biệt. Chúng tôi gặp những tình huống tương tự khá thường xuyên, chỉ khác nhau ở mức độ nghiêm trọng. Điểm chung là hầu hết đều xuất phát từ việc chuẩn bị tài chính quá muộn. Hoặc chỉ chuẩn bị đủ tiền mà quên mất phần thủ tục.
Dành thời gian tìm hiểu quy định chuyển tiền, so sánh tỷ giá giữa vài ngân hàng, và chuẩn bị trước hồ sơ mở tài khoản quốc tế tuy mất thêm công sức ban đầu. Nhưng bù lại, gia đình sẽ tránh được những trì hoãn, phát sinh chi phí không đáng có. Đặc biệt là đúng vào giai đoạn quan trọng nhất trước ngày con lên đường. Một sự chuẩn bị chu đáo về tài chính sẽ là nền tảng để con yên tâm học tập, thay vì phải lo xoay xở tiền bạc ngay trong những ngày đầu bỡ ngỡ nơi đất khách.
