Nhiều người mất nguyên buổi tối vẫn chưa xong slide thuyết trình chuyên nghiệp cho sáng hôm sau. Chúng tôi gặp chuyện này rất nhiều lần, từ học viên mới đi làm đến dân văn phòng đã có kinh nghiệm. Có người ngồi cả tiếng chỉ để chọn font chữ. Có người dán nguyên đoạn văn bản dài vào một slide, rồi cắm mặt đọc như trả bài. Bài này chúng tôi kể lại đúng những gì vẫn hay hướng dẫn học viên trong lớp tin học văn phòng. Mục tiêu là giúp bạn rút ngắn thời gian, mà slide vẫn ra dáng chuyên nghiệp.
Nhiều Người Mất Quá Nhiều Thời Gian Để Hoàn Thiện Một Bộ Slide Thuyết Trình
Cách đây vài tháng, một bạn học viên ngành kế toán kể với chúng tôi một chuyện. Bạn ấy mất gần ba tiếng chỉ để làm xong mười lăm slide báo cáo. Không phải vì nội dung khó, mà vì bạn không biết bắt đầu từ đâu. Vừa gõ chữ vừa loay hoay chỉnh màu, chỉnh font, rồi lại xóa đi làm lại. Đây là kiểu làm dàn trải rất quen thuộc: nghĩ tới đâu chỉnh tới đó, không theo thứ tự nào cả. Cuối cùng thời gian bỏ ra gấp đôi, gấp ba so với mức cần thiết.
Một nguyên nhân khác ít người để ý là kỹ năng tin học văn phòng cơ bản còn yếu. Nói dễ hiểu, đó là những thao tác nền tảng trong Word, Excel, PowerPoint mà dân văn phòng dùng mỗi ngày. Ví dụ như căn lề, chèn bảng, hay cách tạo khung viền trong Excel cho bảng số liệu rõ ràng hơn. Nghe có vẻ không liên quan tới slide, nhưng người thạo các thao tác nền tảng này thường làm slide nhanh và gọn hơn hẳn, vì họ không mất thời gian mày mò từng nút bấm. Chúng tôi từng dạy hai học viên cùng một nội dung báo cáo: người quen tay với Office làm xong trong 40 phút, người còn lại mất gần hai tiếng cho cùng khối lượng slide.
Một sai lầm khác cũng rất hay gặp: copy nguyên đoạn văn bản dài từ Word rồi dán thẳng vào slide. Cách làm này tưởng nhanh nhưng lại phản tác dụng. Người ngồi dưới không đọc kịp. Người trình bày thì cắm mặt đọc chữ trên màn hình thay vì nhìn khán giả. Slide chỉ nên giữ từ khóa, số liệu quan trọng. Phần diễn giải nên để dành cho lời nói trực tiếp, không phải để chép hết lên slide.
Hệ quả dễ thấy nhất là slide trông rối mắt. Chữ chỗ to chỗ nhỏ, màu nền chỗ này chỏi màu chữ chỗ kia. Có slide đặc kín chữ, trong khi slide khác lại trống trơn. Người nghe không phải lúc nào cũng nói ra, nhưng họ cảm nhận được sự thiếu chỉn chu đó ngay từ vài giây đầu tiên.
Quy Trình Làm Slide Nhanh Trong Thời Gian Ngắn
Muốn nhanh, việc đầu tiên không phải là mở PowerPoint lên. Nhiều người cứ mở phần mềm là bắt tay chọn màu, chọn font ngay, trong khi nội dung còn chưa rõ ràng trong đầu. Làm ngược thứ tự như vậy, sửa đi sửa lại là chuyện đương nhiên. Chúng tôi thường khuyên học viên chia nhỏ 30 phút làm slide thành bốn phần việc, theo đúng thứ tự sau:
- 5 phút đầu: viết ra giấy hoặc gõ nhanh những ý chính cần nói, không cần câu chữ hoa mỹ, chỉ cần đủ ý.
- 10 phút tiếp theo: chọn một mẫu slide có sẵn phù hợp với nội dung, thay vì tự vẽ khung, tự phối màu từ đầu.
- 10 phút kế: đổ nội dung đã viết ở bước một vào từng slide, mỗi slide chỉ nên mang một ý chính.
- 5 phút cuối: rà lại lỗi chính tả, canh chỉnh những chỗ lệch dòng, lệch cỡ chữ.
Bước xác định nội dung cốt lõi trước khi vào thiết kế là bước nhiều người bỏ qua nhất, nhưng lại chính là bước quyết định slide có mạch lạc hay không. Khi bạn biết rõ mình sẽ nói gì ở từng phần, việc chọn hình ảnh, chọn cách trình bày sẽ tự nhiên đi đúng hướng, không còn cảnh vừa làm vừa nghĩ nội dung giữa chừng.
Chúng tôi từng thấy một bạn nhân viên kinh doanh làm đi làm lại một bộ slide bốn lần. Mỗi lần sếp góp ý, bạn lại đổi luôn cả bố cục thay vì chỉ sửa nội dung. Nguyên nhân sâu xa vẫn nằm ở bước một: ý chính chưa được chốt trước khi thiết kế. Nếu ý chính đã rõ ràng trên giấy từ đầu, phần chỉnh sửa sau này chỉ còn là thay chữ, thay số liệu, gần như không phải đụng tới bố cục nữa.
Việc dùng mẫu có sẵn cũng quan trọng không kém. Nhiều bạn ngại dùng template vì sợ trông “không có gu riêng”. Nhưng với một bài thuyết trình công việc thông thường, mẫu có sẵn đã được người thiết kế cân đối bố cục, màu sắc cũng đã được phối sẵn từ trước. Việc của bạn chỉ là đổ nội dung vào, rồi chỉnh vài chi tiết nhỏ cho vừa vặn. Cách này tiết kiệm ít nhất một nửa thời gian so với tự thiết kế toàn bộ từ đầu.
Mẹo Tin Học Văn Phòng Giúp Slide Trông Chuyên Nghiệp Hơn
Sau bước dựng khung, phần còn lại là làm sao để slide nhìn gọn gàng, dễ theo dõi. Đây là phần chúng tôi hay chỉnh sửa nhiều nhất khi xem bài của học viên. Lỗi ở đây rất dễ mắc, nhưng cũng rất dễ sửa.
Bí Quyết Để Có Slide Thuyết Trình Chuyên Nghiệp Dù Không Rành Thiết Kế
Nguyên tắc đầu tiên chúng tôi luôn nhắc là giữ bố cục nhất quán từ slide đầu đến slide cuối. Nói dễ hiểu, tiêu đề luôn nằm cùng một vị trí, cỡ chữ nội dung luôn bằng nhau giữa các slide, không để slide này chữ to, slide kia chữ quá nhỏ. Mắt người xem quen với một khuôn cố định sẽ theo dõi nội dung dễ hơn nhiều, không phải làm quen lại từ đầu ở mỗi slide.
Nguyên tắc thứ hai là hạn chế số font chữ và số màu dùng trong một bộ slide. Chúng tôi thường gợi ý học viên chỉ dùng tối đa hai font: một cho tiêu đề, một cho nội dung. Không quá ba màu chính xuyên suốt cả bài. Dùng nhiều hơn con số này, slide dễ trông lòe loẹt, và người xem cũng khó đoán được đâu là ý quan trọng, vì cái gì cũng được tô đậm, tô màu như nhau.
Một lỗi khác hay gặp là chọn màu chữ và màu nền quá gần nhau, ví dụ chữ xám trên nền trắng nhạt. Nhìn trên máy tính cá nhân có thể vẫn đọc được, nhưng chiếu lên máy chiếu, trong phòng họp sáng đèn, gần như mất chữ hoàn toàn. Chúng tôi khuyên nên thử chiếu bài ở đúng điều kiện ánh sáng phòng họp thật, ít nhất một lần trước khi trình bày chính thức.
Ngoài bố cục và màu sắc, tốc độ thao tác cũng quyết định bạn có kịp hoàn thiện slide trong 30 phút hay không. Vài phím tắt cơ bản trong PowerPoint giúp việc này nhanh hơn nhiều. Ctrl+D để nhân đôi một slide đang có, thay vì tạo slide mới rồi dán lại từng phần. Ctrl+Shift+C và Ctrl+Shift+V để sao chép định dạng từ đối tượng này sang đối tượng khác, mà không cần chỉnh tay lại từ đầu. Tư duy rút ngắn thao tác bằng phím tắt cũng giống việc bạn từng tạo danh sách tùy chọn trong Excel: cả hai đều tránh việc gõ tay từng dòng, từng ô một, cùng là cách dùng công cụ có sẵn của Office để đỡ tốn công sức.
Với các trung tâm, đơn vị đào tạo hay hộ kinh doanh nhỏ, slide chỉ là một trong nhiều kênh cần trình bày chuyên nghiệp. Nếu đơn vị của bạn còn muốn giới thiệu khóa học, sản phẩm ra bên ngoài lâu dài, không chỉ gói gọn trong một buổi họp, thì một đơn vị thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp cũng là kênh đáng cân nhắc, vì nó hoạt động bền hơn một bộ slide chỉ dùng đúng một lần rồi thôi.
30 Phút Là Đủ, Nếu Bạn Làm Đúng Thứ Tự
Nhìn lại thì bí quyết không nằm ở việc bạn giỏi thiết kế hay không, mà nằm ở việc bạn có làm đúng thứ tự hay không: gạch ý trước, chọn mẫu có sẵn, đổ nội dung, rồi mới rà lại chi tiết. Cứ theo đúng bốn bước này, 30 phút thực sự đủ cho một bộ slide gọn gàng, dễ nhìn, kể cả khi bạn chưa từng học thiết kế một ngày nào.
Công việc của bạn có thường xuyên phải đứng trước đám đông, trước khách hàng hay đối tác không? Nếu có, hãy đầu tư thêm cho kỹ năng này. Chúng tôi muốn nói tới tin học văn phòng nói chung, không chỉ riêng phần làm slide. Với những buổi làm việc có yếu tố nước ngoài, trau dồi thêm ngoại ngữ cũng rất đáng đầu tư. Vốn ngoại ngữ tốt giúp phần trình bày của bạn tự tin hơn hẳn. Slide đẹp giúp mở đầu ấn tượng tốt, nhưng người nói vững kiến thức, tự tin, mới là thứ giữ chân người nghe đến phút cuối.
